貸会議室の種類と利用のポイント

貸会議室には様々なタイプがあります。自社のオフィス内に会議室がある場合でも、用途によってはそのレイアウトや形状がマッチしないケースがありますので、そういった場合に用途に適した貸会議室を借りるのが効率的な利用のポイントですね。貸会議室の主なタイプとしては、研修や講習、プレゼンテーションに適した受講者の机郡と説明者の机を対にレイアウトしたタイプ、面接や小規模な面談に適した1対1から3対3位の向かい合った机がレイアウトされたタイプ、大きな取引の商談や重役会議レベルの会議を行う円卓タイプといったものがあり、用途によって借りるものを選ぶのです。また、最近ではテレビ通信会議を行うためのハードウェアを揃えたテレビ会議室タイプのものもありますので、海外や遠く離れた出向先の相手とスムーズに通信会議をしたい場合にはよく利用されるようです。

貸会議室での打ち合わせの実施

先日、顧客との打ち合わせに貸会議室を利用しました。私の会社は、東京に支社があるものの規模が小さく事務所が狭いです。その打ち合わせは、海外のクライアントとの打ち合わせだったこともあり、地方にある本社に出向いてもらうよりは、東京で行いたいと考えていました。このように、柔軟に会議場所を決められることは、貸会議室のメリットだと思います。ホテルの貸会議室を利用したため、先方に場所を伝えるのも簡単でした。会議をするための設備は、整えられていますが、ネットワーク関連は事前に確認することをオススメします。今回は、ネットワークがない部屋であったため、自前でWiFi環境を用意しました。仕事では必須になりつつある環境のため、注意が必要かと思いました。昼食の会場も同一の部屋に設置しました。追加のテーブルをお願いしたりしましたが、快く対応して頂いて助かりました。今後も、自社の会議室で都合がつかない場合に、利用したいと思います。

貸会議室でスペース活用

貸会議室はいい考えですね。会議室って、ある程度の広さが無いと困りますよね。会議のメンバーの人数にも左右されるのでしょうが、やっぱり狭苦しいのはだめですね。いい案が浮かびにくいし、単純に居心地が良くないです。かといって、必要以上に広くても良くないですね。普段使わない時にはデッドスペースですし、効率が良くないです。細かい考え方かもしれませんが、大企業なんかはともかく、とにかく維持費を小さくしたい会社なんかは、事務所の広さにも気を付けるべきです。そこが賃貸ならばなおさらです。急に決まった会議だったら、すぐに集まれる人数もまちまちでしょうし、大きな会議をしたいのにどこの会議室も使用中。そういった事態に、すぐに場所を確保できるのは非常にありがたいです。会議の規模にあった相応な広さの会議室がいつも使えることは利点です。

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